Verhuizing, het proces, en volgens scrum!

September 2011 was het zo ver. Met 8 personen op 140m² werd toch wel erg druk en zeker nu het al 10 personen zijn. Dus: verhuizen? En waarheen?

Een brainstorm sessie met het team gaf ons een aantal COA’s:

• Rotterdam. En Rotterdams.
• Nieuwe boost / Energie
• 1 februari 2012 operationeel
• Wow-factor
• Laten zien waar we voor staan. Kwaliteit en het behalen van doelen.
• Agile werken stimuleren.
• Bereikbaarheid voor klanten en onszelf.
• Professionele en zakelijke uitstraling met een eigen creatieve insteek.
• Mogelijkheid verder te groeien tot 16 personen. (300 m²)

Met deze lijst zijn Kees, Bart-Jan en ik op kantorenjacht gegaan. Zo hebben we gekeken bij de Maastoren (te hoog en te zakelijk), Central Post (te groot), Millennium toren (geen Wow-factor), Weena (niet creatief), en nog vele andere locaties. Totdat we het Groothandelsgebouw bezochten. In eerste instantie was het even wennen maar we hadden er al gauw een goed gevoel over.

Oktober 2011

We bekeken enkele ruimtes in het Groothandelsgebouw die voor ons interessant waren. Toen we een ruimte vonden die aan de eisen voldeed, zijn we voor een derde keer met het gehele team gaan kijken. Na enige opmerkingen en vragen was iedereen positief over de ruimte. Hierna begonnen de onderhandelingen en uiteindelijk was het rond. Per 1 december kregen we de sleutel van unit E4.166. De ruimte heeft uitzicht op Rotterdam CS en bevindt zich aan de noordkant (dus niet te warm in de zomer).

November 2011

De eerste plannen en planningen worden gemaakt. Wie wordt onze architect? Wat gaan verbouwen? Welke kleur? Welke? Wat? Waar?

Via referenties op internet kwamen we in contact met Jamie van Lede van ORIGINS en hebben we een kennismakingsgesprek gehad. Jamie kon ons direct al goed helpen waarna onze officiële samenwerking werd gestart. Jamie en ik hebben samen een begroting opgesteld waarna in een brainstorm sessie met Jamie onze ideeën en wensen werden omgezet in concepten.

Stukje van de briefing:

Wensen

We werken in scrum teams, wat betekent dat we in (wisselende) project teams samenwerken. We moeten tenminste drie afzonderlijke werkgroepen hebben met werkplekken, scrumboards en ruimte voor ophangen/uitleggen van usecases, wireframes, ontwerpen e.d.

Om af en toe in afzondering te kunnen werken (alleen of met z’n 2-en) hebben we behoefte aan een kleine aparte ruimte. Daar moeten we in elk geval over een zitplek en (aansluiting voor) pc/laptop beschikken.

Ook voor het ontvangen van klanten en vergaderen hebben we een aparte ruimte nodig, die aan zo’n 6-8 personen ruimte biedt. In die ruimte presenteren we ook ons werk, dat doen we – afhankelijke van de context van de opdracht – met behulp van pc, tablet, mobiele apparatuur en groot scherm.

Naast werk- en vergaderruimte hebben we behoefte aan een plek om gezamenlijk te lunchen en/of met meer mensen tegelijk te kunnen zitten (voor intern overleg en/of incidenteel grotere overleggen). Daarbij hoort ook een (volwaardige) keuken.

Tot slot willen we ruimte hebben voor ontspanning, met onze tafelvoetbaltafel, natuurlijk.

Voor de ruimtes geldt dat ze niet allemaal apart gerealiseerd hoeven te worden, het mogen zeker enkele multifunctionele ruimtes zijn.

Sfeer en inrichting

We zijn erg gecharmeerd van open ruimtes, het gebruik van hout, glas, lichte kleuren en speelse details.
Voor ons kantoor zijn we op zoek naar een soortgelijke balans die aansluit bij ons werk en karakter: enerzijds willen we een professionele, ‘opgeruimde’ omgeving die er perfect op toegerust is om te werken volgens de scrummethodiek, anderzijds willen we een creatieve, inspirerende omgeving waarin aandacht is besteed aan details en waar zowel onze klanten als wijzelf ‘van onder de indruk’ kunnen zijn.
Een aantal dingen die we hier ook belangrijk bij vinden:

• daglicht en goede verlichting
• open
• branding
• planten

December 2011

De concepten worden daadwerkelijk omgezet in werkzaamheden. Aangezien we onze organisatie zoveel mogelijk volgens Agile methodes leiden kon de verhuizing niet uitblijven. De verbouwing loopt momenteel in tweewekelijkse sprints waardoor we op tijd zien of we daadwerkelijk op schema zitten.

Afspraken worden gemaakt met de aannemer voor het verplaatsen van wanden, de schilder komt langs, voorstellen voor vloeren worden gemaakt en een keuze voor bureaus. Door de sprint worden onze keuzes binnen enkele dagen beslist zodat we snel kunnen schakelen.

1 februari komt steeds dichter bij!

Wordt vervolgd…